Het Nieuwe Werken – versie 3.0

Een werkomgeving is een ruimte die mensen (hopelijk) stimuleert en inspireert op optimaal te presteren. Onze wensen en verwachtingen over de werkplek zijn daarbij al decennia in ontwikkeling. Dit loopt gelijk op met continue verschuivingen in het soort werkzaamheden en in de technische middelen om deze te doen. In de afgelopen jaren is deze ontwikkeling onder de noemer van Het Nieuwe Werken gevat. Er is geen eenduidige betekenis voor HNW, mede ook omdat het begrip steeds breder wordt ingevuld.

Als onderdeel van onze onderzoeken en analyses naar het denken over de werkplek hebben wij gekeken naar de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken. Deze ontwikkeling toont een aantal stappen, die wij los van elkaar hebben uitgewerkt en omschreven. 

We onderscheiden hierbij 3 stappen/versies:

• 1.0 – kantoortuin -> flexwerken 
  
• 2.0 – bureau -> taakgerichte werkplekken 
  
• 3.0 – kantoor -> kantoor hotel 

Het Nieuwe Werken 3.0, van kantoor naar kantoor hotel 

(2010 en verder)

Voorbeeld: Spaces, Amsterdam. Dit volledig flexibele kantoor, met 2 vestigingen in Amsterdam, is ontworpen Sevil Peach. Met als doelgroep zzp’ers en kleine/startende bedrijven biedt Spaces tijdelijke en flexibele ruimtes voor werken, vergaderen en ontmoeten. Uitgangspunten: social hub, flexibiliteit & tijdelijkheid, betalen voor gebruik, hospitality.

Het idee van flexibele en tijdelijke beschikbaarheid voor kantoorruimte bestaat al langer, met name in de vorm van bijvoorbeeld het Regus concept. De innovatie van Spaces bestaat met name uit het besef dat de vraag/wens voor ruimte niet zozeer gaat om werkplekken, maar juist om ruimtes voor ontmoetingen en interactie.

Social Hub 

De steeds sterkere nadruk vanuit het dagelijkse werk op communicatie, zowel in formele als in informele vorm, uit zich in een steeds groter aandeel aan ruimtes voor interactie. Daarnaast zorgt het toenemende thuiswerken en werken op locatie voor een groeiende behoefte aan deze sociale kwaliteit van het kantoor. Voor veel mensen en soorten beroepen is deze sociale component feitelijk de enige meerwaarde van het klassieke kantoor. 

“Werken kan ook thuis, naar kantoor ga je om mensen te ontmoeten en spreken.”
 

Betalen voor gebruik 

De ontwikkelingen op het gebied van werkplekken waren tot voor kort vooral gericht op een eigen dedicated kantoor voor een organisatie. Met de opkomst van Spaces en vergelijkbare alternatieven ontstaat een verschuiving in deze structuur. Steeds meer bedrijven kiezen voor een beperkte en flexibele hoeveelheid werkruimte, waarbij alle “diensten” (zoals vergaderen, café/restaurant, brainstormruimtes, etc.) centraal en gedeeld worden ingericht. In plaats van een volledig ingericht kantoor waarin ruimte is voor alle mogelijke soorten van concentratie en communicatie (het uitgangspunt van taakgericht werken), zijn alleen de werkplekken nodig. Alle overige functies kunnen als “diensten” worden gebruikt vanuit de centrale organisatie, waarbij wordt betaald voor gebruik in plaats van voor producten en ruimtes. 

“Vergaderruimtes worden opgezet voor het piek gebruik en staan daardoor ongeveer de helft van de tijd leeg.”
 

Tijdelijkheid en flexibiliteit 

Zowel op het vlak van vastgoed als op het vlak van het kantoor-interieur is er traditioneel slechts zeer beperkte flexibiliteit, in ruimte of in tijd. Hierdoor is het vaak lastig om de snelle wisselingen en aanpassingen die de markt vraagt optimaal te realiseren. Krimp of groei is vaak niet zomaar mogelijk en is zowel praktisch als financieel zeer kostbaar. Door kantoorstructuren te baseren op kortlopende overeenkomsten, waarbij alleen wordt betaald voor gebruik, wordt deze beperking opgeheven.

“Huurcontract van 5 of 10 jaar? Afschrijving over 7 jaar?”
 

Hospitality 

Omdat een groot deel van de functionaliteiten worden gebruikt als diensten, ontstaat een centrale facilities management functie met als basis-uitgangspunt gastvrijheid/hospitality. Ruimtes worden niet meer gebruikt door collega’s, maar door gasten. Dit vraagt om een andere insteek richting FM, waarbij veelal een veel hoger niveau aan service wordt verleend. 

Voordelen 

De dominante trend binnen het Nieuwe Werken is een toenemende flexibiliteit en vrijheid, op alle vlakken. In het kantoor hotel is dit vrijwel optimaal georganiseerd, omdat alle componenten van het kantoor flexibel kunnen worden gebruikt. Naast financieel voordeel biedt dit ook een hoogwaardig basisniveau aan service en kwaliteit, waardoor de beleving van de ruimte verbetert. Daarnaast zorgt de sociale component voor een belangrijk stuk kruisbestuiving, niet alleen tussen collega’s maar ook tussen uiteenlopende bedrijven en organisaties.

Nadelen 

Omdat de publieke faciliteiten gedeeld worden, is hier minder sprake van een eigen gezicht en identiteit. Daarnaast kan delen van faciliteiten zorgen voor beperkte beschikbaarheid. 

Toekomst 

De hospitality trend bij kantoren zien wij ook ontstaan vanuit de andere richting. Hotels waren altijd al sterk gericht op zakelijke klanten, maar dit vertaalde zich nog beperkt in kantoor-diensten. Deze ontwikkelingen zijn nu wel druk gaande, zodat een full-service pakket aan diensten kan worden aangeboden. 

“Ongeveer 40% van de overnachtingen in hotels is van zakelijke reizigers.”
 

Conclusies 

• gastvrijheid richting bezoekers en personeel 
  
• ruimtes/locaties als dienst

“Welcome.”
 

Dit stuk is het derde en voorlopig laatste deel in een serie over Het Nieuwe Werken, waarin wij de ontwikkelingen in het verleden en de richting voor de toekomst bepalen. Het eerste stuk gaat over de introductie van de flexibele werkplek in het kantoor. Het tweede stuk gaat over de verschuiving van een regulier bureau naar taakgerichte werkplekken. Bronnen: CBS, Leesman, TNO, BRE