Het Nieuwe Werken – versie 1.0

Een werkomgeving is een ruimte die mensen (hopelijk) stimuleert en inspireert om optimaal te presteren. Onze wensen en verwachtingen over de werkplek zijn daarbij al decennia in ontwikkeling. Dit loopt gelijk op met continue verschuivingen in het soort werkzaamheden en in de technische middelen om deze te doen. In de afgelopen jaren is deze ontwikkeling onder de noemer van Het Nieuwe Werken gevat. Er is geen eenduidige betekenis voor HNW, mede ook omdat het begrip steeds breder wordt ingevuld.

Als onderdeel van onze onderzoeken en analyses naar het denken over de werkplek hebben wij gekeken naar de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken. Deze ontwikkeling toont een aantal stappen, die wij los van elkaar hebben uitgewerkt en omschreven. 

We onderscheiden hierbij 3 stappen/versies: 

• 1.0 – kantoortuin -> flexwerken 
  
• 2.0 – bureau -> taakgerichte werkplekken 
  
• 3.0 – kantoor -> kantoorhotel

Het Nieuwe Werken 1.0, van kantoortuin naar flexwerken 

(circa tot het jaar 2000)

Voorbeeld: Interpolis, Tilburg. Dit kantoor werd in 1996 ontworpen door Bonnema architecten, waarbij het concept voor de werkplekken is opgezet door Veldhoen + Company. Uitgangspunten: flexibiliteit, balans CoCon (Communicatie/Concentratie).

Kantoorstructuren worden vaak toegepast als ruimtelijke vertaling van de hiërarchie in een organisatie. Een werkplek werd toegewezen op basis van je taken, je functie en je prestaties binnen de organisatie. Opklimmen in de organisatie vertaalde zich in een grotere/betere werkplek, vaak ook in een eigen kantoor. De kantoortuin was daarin het startpunt, vanwaar werd opgewerkt naar een eigen kantoor met als einddoel “The corner office”.

Concentratie versus Communicatie 

Geleidelijk ontstond daarbij de realisatie dat de kantoortuin meer voordelen had buiten het zo efficiënt mogelijk huisvesten van de werknemers. Het is namelijk ook een zeer belangrijke plek voor interactie, communicatie en (informeel) overleg. Feitelijk verschoof het type werkzaamheden van vooral concentratie naar een mix waarin communicatie een veel belangrijker onderdeel werd. 

“We besteden gemiddeld tussen de 30% en de 80% van onze tijd op kantoor aan communicatie.”
 

Loungeplekken kantoor Interpolis, Tilburg

Bezetting 

Een kantoorruimte wordt nooit optimaal gebruikt, omdat nooit al het personeel tegelijkertijd aanwezig is. Toch wordt veelal voor iedere werknemer een bureau neergezet. De opkomst van werken in deeltijd in combinatie met de verschuiving van het type werk richting meer communicatie, zorgt voor steeds meer leegstaande werkplekken. De bezetting van kantoorruimtes is dus niet optimaal.

“In het gemiddelde kantoren staat tussen de 40% en 60% van de werkplekken leeg.”
 

Flexwerken 

Als antwoord op onze veranderde werkdag en de vaak lage bezetting van de werkvloer is het idee van flexwerken ontwikkeld. Er zijn voldoende bureaus om iedereen een plek te geven bij gemiddelde bezetting, maar wel zonder eigen vaste plek. Zo kan voor een afdeling van 100 mensen met een gemiddelde bezetting van 60% worden volstaan met bijvoorbeeld 65 of 70 werkplekken. Of flexwerken voor iedereen een goede stap is, is natuurlijk afhankelijk van de organisatiecultuur en het soort werkzaamheden. Beiden zijn wel aan verandering onderhevig, met als dominante trend openheid en flexibiliteit. 

“Flexwerken bespaart in het gemiddelde kantoor ongeveer 30% aan ruimte, energie en inventaris.”
 

Diverse werkplekken kantoor Interpolis, Tilburg

Voordelen 

De flexibiliteit en de optimalisatie die het flexwerken biedt, zijn voor veel organisaties een belangrijke reden om voor deze route te kiezen. Daarnaast zijn er verschillende “zachte” voordelen, zoals meer/betere onderlinge communicatie en kruisbestuiving tussen collega’s en tussen afdelingen. Doordat de gemiddelde bezetting hoger is en doordat je op wisselende locaties zit, heb je meer en andere interactie met je collega’s. 

Nadelen 

Een werkplek is voor veel mensen een klein stukje van jezelf in een groter geheel. Als onderdeel daarvan krijgt het eigen bureau vaak een stuk eigen identiteit, in de vorm van foto’s en andere persoonlijke spullen. In een flex-kantoor is dit minder makkelijk, omdat de werkplekken van iedereen zijn. Daarnaast wordt privacy als mogelijk nadeel genoemd, omdat minder mensen een eigen kantoorruimte hebben. Beide thema’s zijn belangrijke aandachtspunten in de praktijk om buy-in te genereren voor een nieuw werkplek-concept. Het is dan ook cruciaal om bij flexwerken een uitnodigende en inspirerende kantooromgeving te realiseren.

Praktisch 

Een flex-kantoor vraagt om een aantal veranderingen in de wijze waarop een organisatie werkt. Een dagelijkse “stoelendans”, waarin je werkplek locatie-onafhankelijk is, heeft bijvoorbeeld een totaal andere IT-infrastructuur nodig. Flexwerken wordt veelal ook gekoppeld aan een combinatie met thuiswerken, wat om verdere aanpassing van de structuren voor IT vraagt. Deze flexibiliteit vertaalt zich ook naar de wijze van aansturen, zowel op kantoor als thuis. Omdat het niet meer direct mogelijk is om te sturen op aanwezigheid, wordt het veel belangrijker om te sturen op prestaties. Dit vraagt om een verschuiving van supervisie naar vertrouwen. 

“1 op de 10 mensen werkt vanuit huis. 3 op de 10 mensen zou dit graag willen.”
 

Conclusies 

Flexwerken vraagt om aanpassingen vanuit zowel het personeel als de organisatie, maar biedt ook veel voordelen. Belangrijke thema’s zijn: 

• optimalisatie van bezetting 
  
• inspirerende en uitnodigende werkomgeving 
  
• goede structuur voor IT 
  
• sturing op prestatie

“Less is more”

Het Nieuwe Werken 2.0, van bureaus naar taakgerichte werkplekken 

(2000-2010)

Voorbeeld: Microsoft, Schiphol. Dit kantoor werd in 2008 ontworpen door Sevil Peach. Uitgangspunten: volledige flexibiliteit, duurzaamheid, formeel en informeel werken/vergaderen en ontmoeten, een plek per taak i.p.v. een plek per persoon.

Taakgericht versus universeel 

Een traditioneel kantoor heeft over het algemeen 3 verschillende soorten ruimtes. Naast werkplekken voor het personeel zijn er vergaderruimtes en een wachtruimte voor bezoekers. De verschillende soorten werk waaruit een dag is opgebouwd hebben allemaal een eigen profiel en karakter. Om deze allemaal optimaal te faciliteren, is een veelvoud aan verschillende soorten ruimtes nodig. Dit uitgangspunt is een verfijning van het oorspronkelijke flexwerken. Waar bij het klassieke flexwerken al werd onderkend dat vergaderen een belangrijkere rol is gaan spelen, wordt bij taakgericht werken een veel uitgebreider onderscheid gemaakt. 

“Een brainstorm vraagt om een andere ruimte dan een board room meeting.” 

 

Formeel versus informeel 

Voor veel van de “nieuwe” taken op kantoor is de gebruikelijke formaliteit niet de juiste insteek. Door meer ruimte te geven aan informele plekken, voor zowel werken als vergaderen en ontmoeten, ontstaat een breed palet aan verschillende karakters. Hiermee kan per taak en per team worden bekeken in welke (soort) ruimte dit het beste kan plaatsvinden. Vergaderen kan namelijk ook uitstekend staand of zittend op een lounge bank. En werken kan in het bedrijfsrestaurant net zo goed als aan een bureau.

“Staand vergaderen is tot 50% sneller en efficiënter.”
 

Workbench kantoor Microsoft, Schiphol

Duurzame kantoren 

Om een duurzaam kantoor te realiseren, moeten een aantal verschillende thema’s samenkomen. De basis is een duurzaam gebouw, waarin zowel passief als actief wordt gekeken naar energieverbruik, benodigde verlichting, materiaalgebruik, locatie en waterbeheer. Op het interieurvlak moet worden gekeken naar het materiaalgebruik en de productieprocessen achter de diverse componenten. Daarnaast vormt de ruimtelijke structuur en het werkplekconcept een cruciale schakel in het efficiënt en dus duurzaam gebruik van het kantoor. Flexwerken en taakgericht werken zorgt voor een optimalisatie in het gebruik van ruimtes en plekken, met minimale “verspilling”. 

“Zowel financieel als energetisch is gebruik minstens zo belangrijk als investering.”
 

Digital office 

Een belangrijke consequentie van flexibel werken is een afname in de gebruikte hoeveelheid papier en prints, omdat steeds meer digitaal gebeurt. De combinatie van steeds eenvoudiger en beter geïntegreerde techniek met een afname aan opslag- en archiefruimte zorgt voor steeds minder papier op de werkvloer. Het digitale kantoor is in de praktijk geen papierloos kantoor, maar wel een met de nadruk op digitale oplossingen. Naast financiële besparingen biedt dit als extra voordeel dat de afval-footprint een stuk lager wordt.

“Ruim 75% van de managers in Nederland werkt primair met digitale informatie.”
 

Spreek/werkruimtes kantoor Microsoft, Schiphol

Flexibel werken 

Het belangrijkste uitgangspunt van taakgericht werken is dat het (technisch en praktisch) mogelijk moet zijn om altijd overal te werken. Dit heeft een belangrijke impact op de kantoorruimte, maar ook op de thuiswerkplek. En daarnaast krijgen “third places” zoals Starbucks of Coffee Company een steeds belangrijkere rol. De verschuiving in de structuur voor IT en voor aansturing van personeel is een essentieel onderdeel om deze flexibiliteit ook daadwerkelijk te realiseren. 

“Productief werken kan ook thuis.”
 

Voordelen 

Een belangrijke argumentatie van organisaties om nieuwe werkplekconcepten te realiseren is de toegevoegde waarde op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast laten diverse studies zien dat de juiste taakgerichte werkplekken kunnen zorgen voor verbeteringen in productiviteit. Het uitwerken van de benodigde ruimtes vraagt ook om een gedegen analyse van het soort van taken/activiteiten die binnen een bedrijf nodig zijn, inclusief de meest productieve locatie om deze uit te voeren.

Nadelen 

Het basisidee van een plek per taak gaat ervan uit dat het mogelijk is om van tevoren exact te weten welke taken moeten worden uitgevoerd. In de praktijk is dit vaak lastiger in te schatten, wat het risico met zich meebrengt dat ruimtes worden gerealiseerd die niet gebruikt worden. Daarnaast is een belangrijk aandachtspunt de acceptatie van met name de informele ruimtes. Men moet zich realiseren dat je niet alleen achter een bureau, maar ook in een fauteuil of op een bank of thuis kunt werken.

Conclusies 

Door toenemende flexibiliteit ten opzichte van waar en hoe we werken, worden kantoren steeds meer ingericht op basis van taakgericht werken. Dit heeft de volgende consequenties: 

• toenemende diversiteit in werkplekken 
  
• uitgebreide locatie-onafhankelijke IT integratie 
  
• sturing op vertrouwen i.p.v. supervisie 
  
• duurzamer kantoorgebruik

“Anytime, anywhere, anyhow.”
 

Het Nieuwe Werken 3.0, van kantoor naar kantoor hotel 

(2010 en verder)

Voorbeeld: Spaces, Amsterdam. Dit volledig flexibele kantoor, met 2 vestigingen in Amsterdam, is ontworpen door Sevil Peach. Met als doelgroep zzp’ers en kleine/startende bedrijven biedt Spaces tijdelijke en flexibele ruimtes voor werken, vergaderen en ontmoeten. Uitgangspunten: social hub, flexibiliteit & tijdelijkheid, betalen voor gebruik, hospitality.

Het idee van flexibele en tijdelijke beschikbaarheid voor kantoorruimte bestaat al langer, met name in de vorm van bijvoorbeeld het Regus concept. De innovatie van Spaces bestaat met name uit het besef dat de vraag/wens voor ruimte niet zozeer gaat om werkplekken, maar juist om ruimtes voor ontmoetingen en interactie.

Social Hub 

De steeds sterkere nadruk vanuit het dagelijkse werk op communicatie, zowel in formele als in informele vorm, uit zich in een steeds groter aandeel aan ruimtes voor interactie. Daarnaast zorgt het toenemende thuiswerken en werken op locatie voor een groeiende behoefte aan deze sociale kwaliteit van het kantoor. Voor veel mensen en soorten beroepen is deze sociale component feitelijk de enige meerwaarde van het klassieke kantoor. 

“Werken kan ook thuis, naar kantoor ga je om mensen te ontmoeten en spreken.”
 

Centrale ruimte Spaces, Amsterdam

Betalen voor gebruik 

De ontwikkelingen op het gebied van werkplekken waren tot voor kort vooral gericht op een eigen dedicated kantoor voor een organisatie. Met de opkomst van Spaces en vergelijkbare alternatieven ontstaat een verschuiving in deze structuur. Steeds meer bedrijven kiezen voor een beperkte en flexibele hoeveelheid werkruimte, waarbij alle “diensten” (zoals vergaderen, café/restaurant, brainstormruimtes, etc.) centraal en gedeeld worden ingericht. In plaats van een volledig ingericht kantoor waarin ruimte is voor alle mogelijke soorten van concentratie en communicatie (het uitgangspunt van taakgericht werken), zijn alleen de werkplekken nodig. Alle overige functies kunnen als “diensten” worden gebruikt vanuit de centrale organisatie, waarbij wordt betaald voor gebruik in plaats van voor producten en ruimtes. 

“Vergaderruimtes worden opgezet voor het piek gebruik en staan daardoor ongeveer de helft van de tijd leeg.”
 

Tijdelijkheid en flexibiliteit 

Zowel op het vlak van vastgoed als op het vlak van het kantoor-interieur is er traditioneel slechts zeer beperkte flexibiliteit, in ruimte of in tijd. Hierdoor is het vaak lastig om de snelle wisselingen en aanpassingen die de markt vraagt optimaal te realiseren. Krimp of groei is vaak niet zomaar mogelijk en is zowel praktisch als financieel zeer kostbaar. Door kantoorstructuren te baseren op kortlopende overeenkomsten, waarbij alleen wordt betaald voor gebruik, wordt deze beperking opgeheven.

“Huurcontract van 5 of 10 jaar? Afschrijving over 7 jaar?”
 

Brainstorm- en werkruimtes Spaces, Amsterdam

Hospitality 

Omdat een groot deel van de functionaliteiten worden gebruikt als diensten, ontstaat een centrale facilities management functie met als basis-uitgangspunt gastvrijheid/hospitality. Ruimtes worden niet meer gebruikt door collega’s, maar door gasten. Dit vraagt om een andere insteek richting FM, waarbij veelal een veel hoger niveau aan service wordt verleend. 

Voordelen 

De dominante trend binnen het Nieuwe Werken is een toenemende flexibiliteit en vrijheid, op alle vlakken. In het kantoor hotel is dit vrijwel optimaal georganiseerd, omdat alle componenten van het kantoor flexibel kunnen worden gebruikt. Naast financieel voordeel biedt dit ook een hoogwaardig basisniveau aan service en kwaliteit, waardoor de beleving van de ruimte verbetert. Daarnaast zorgt de sociale component voor een belangrijk stuk kruisbestuiving, niet alleen tussen collega’s maar ook tussen uiteenlopende bedrijven en organisaties.

Nadelen 

Omdat de publieke faciliteiten gedeeld worden, is hier minder sprake van een eigen gezicht en identiteit. Daarnaast kan delen van faciliteiten zorgen voor beperkte beschikbaarheid. 

Toekomst 

De hospitality trend bij kantoren zien wij ook ontstaan vanuit de andere richting. Hotels waren altijd al sterk gericht op zakelijke klanten, maar dit vertaalde zich nog beperkt in kantoordiensten. Deze ontwikkelingen zijn nu wel druk gaande, zodat een full-service pakket aan diensten kan worden aangeboden. 

“Ongeveer 40% van de overnachtingen in hotels is van zakelijke reizigers.”
 

Conclusies 

• professionele gastvrijheid richting bezoekers en personeel 
  
• ruimtes/locaties als full-service dienst

“Welcome.”
 

Bronnen: CBS, Leesman, TNO, BRE, Interpolis, Microsoft, Spaces